Letzte Aktualisierung: 09.07.2024
Diese Richtlinie (nachstehend als die «Richtlinie» bezeichnet) bezieht sich auf die Verarbeitung personenbezogener Daten von Bewerbern für eine Stelle bei HYVIA im Rahmen (i) einer Antwort auf eine Stellenausschreibung auf der Website https://www.hyvia.eu/ von HYVIA (die «Website») oder auf einer Drittwebsite und/oder (ii) einer Initiativbewerbung über das auf der Website verfügbare Formular oder auf einem anderen Weg (nachstehend zusammen als «Sie» bezeichnet).
Ihre personenbezogenen Daten werden gemäß den Bestimmungen der Richtlinie verarbeitet. Ziel der Richtlinie ist es, Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu informieren und Ihnen die Verpflichtungen von HYVIA im Bereich des Schutzes personenbezogener Daten darzulegen.
Bei Fragen zu unserer Richtlinie können Sie uns per E-Mail unter data.office@hyvia.eu oder per Post an die oben genannte Adresse kontaktieren.
Die im Rahmen Ihrer Bewerbung erhobenen Daten werden von HYVIA, einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung, eingetragen im Handelsregister von Versailles unter der Nummer 899 902 191, mit Sitz in der 42 route de Beynes, 78640 Villiers-Saint-Frédéric, vertreten durch Herrn Nicolas Champetier in seiner Eigenschaft als Präsident, als Verantwortlicher für die Datenverarbeitung («HYVIA» oder «wir») verarbeitet.
HYVIA hat die Anwaltskanzlei Harlay Avocats als Datenschutzbeauftragten («DPO») benannt, den Sie unter der folgenden E-Mail-Adresse erreichen können: data.office@hyvia.eu.
Die personenbezogenen Daten werden von HYVIA als Verantwortlichem für die Datenverarbeitung zu den nachstehend beschriebenen, spezifischen und legitimen Zwecken verarbeitet.
Die folgenden Datenverarbeitungen sind notwendig für die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, die auf Ihre Anfrage hin durchgeführt werden:
– Bearbeitung von Bewerbungen; und
– Verwaltung von Vorstellungsgesprächen.
Sie werden darüber informiert, dass die Erhebung der nachstehend aufgeführten personenbezogenen Daten für die Durchführung der vorvertraglichen Maßnahmen erforderlich ist, die auf Ihre Anfrage hin durchgeführt werden. Die Erhebung und Bereitstellung dieser personenbezogenen Daten ist daher Voraussetzung für die ordnungsgemäße Durchführung der genannten vorvertraglichen Maßnahmen. Das Nichtbereitstellen dieser personenbezogenen Daten wird HYVIA daran hindern, Ihre Bewerbung zu bearbeiten.
Die Datenverarbeitungen zum Zweck der Profilrecherche beruhen auf dem berechtigten Interesse von HYVIA, potenzielle Kandidaten zur Verstärkung seiner Teams zu identifizieren.
Schließlich kann HYVIA Ihre Daten zur Erstellung einer Lebenslauf-Datenbank verarbeiten, um Sie bei neuen Möglichkeiten zu kontaktieren, sofern Sie dem zustimmen.
HYVIA verarbeitet nur die personenbezogenen Daten, die zur Verfolgung der oben beschriebenen Zwecke unbedingt erforderlich sind, was die folgenden Datenkategorien umfasst:
– Identifikationsdaten: Name, Vorname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer;
– Berufliche Daten: Berufserfahrung, Bildungsniveau, Abschlüsse, alle Informationen, die in Ihrem Lebenslauf enthalten sind, Beurteilung des Bewerbers und Ergebnisse der Fallstudie gegebenenfalls während eines Vorstellungsgesprächs, alle zusätzlichen Informationen, die Sie möglicherweise während Ihrer Bewerbung und/oder eines Vorstellungsgesprächs mitteilen.
Im Einklang mit den geltenden Vorschriften werden die verarbeiteten Daten nur dann an die nachstehend aufgeführten Empfänger weitergegeben, wenn dies im Hinblick auf ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten unbedingt erforderlich ist.
Die personenbezogenen Daten können an die folgenden Empfänger weitergegeben werden:
– an autorisiertes Personal innerhalb von HYVIA, insbesondere an die Personalabteilung und die zuständigen Manager;
– an Auftragsverarbeiter von HYVIA.
Diese Empfänger gewährleisten die strikte Vertraulichkeit der personenbezogenen Daten, die sie besitzen.
Wenn HYVIA Auftragsverarbeiter beauftragt, gibt es personenbezogene Daten nur nach Einholung einer Zusicherung und Garantie über deren Fähigkeit weiter, diese Sicherheits- und Vertraulichkeitsanforderungen für personenbezogene Daten zu erfüllen.
Darüber hinaus werden Verträge zwischen HYVIA und diesen Auftragsverarbeitern im Einklang mit den geltenden Vorschriften abgeschlossen.
Die von HYVIA verarbeiteten Kategorien personenbezogener Daten können, wie oben beschrieben, in Länder außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums übertragen werden. Wenn diese Länder nicht Gegenstand eines Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission sind, werden die Übertragungen personenbezogener Daten in diese Drittländer durch den Abschluss von Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission oder durch jede andere geeignete Garantie gemäß der DSGVO geregelt.
Im Allgemeinen erfolgt die Übertragung Ihrer personenbezogenen Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums immer auf sichere und legale Weise:
– entweder durch die Übertragung personenbezogener Daten an einen Empfänger in einem Land, das Gegenstand eines Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission ist, der bescheinigt, dass es ein angemessenes Schutzniveau für personenbezogene Daten bietet;
– oder durch die Ausführung oder Durchführung der von der Europäischen Kommission genehmigten Standardvertragsklauseln, die ein angemessenes Schutzniveau für Ihre personenbezogenen Daten gewährleisten;
– oder durch die Inanspruchnahme aller geeigneten Garantien, die in Artikel 46 der DSGVO vorgesehen sind.
Sie können eine Kopie der Garantien für die Übertragungen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums erhalten, indem Sie eine Anfrage an die folgende E-Mail-Adresse richten: data.office@hyvia.eu.
Die verarbeiteten Daten werden nur so lange aufbewahrt, wie es für die Erreichung der Zwecke, für die sie erhoben wurden, erforderlich ist. Die Aufbewahrungsfristen für die Daten sind angemessen und verhältnismäßig zu den Zwecken, für die sie erhoben wurden.
Wenn Ihre Bewerbung erfolgreich ist, werden Ihre personenbezogenen Daten während des gesamten Einstellungsverfahrens bis zur Einstellungsentscheidung in der aktiven Datenbank aufbewahrt. Nach dieser Entscheidung können Ihre Daten wiederverwendet und im Rahmen der allgemeinen Personalverwaltung für die Dauer Ihrer Beschäftigung aufbewahrt werden.
Wenn Ihre Bewerbung nicht erfolgreich ist, werden Ihre personenbezogenen Daten drei Monate nach Abschluss des Einstellungsverfahrens aufbewahrt. Wenn Sie zustimmen, können Ihre Daten für zwei Jahre ab dem letzten Kontakt mit Ihnen aufbewahrt werden, um eine Lebenslauf-Datenbank zu pflegen und Sie bei neuen Gelegenheiten zu kontaktieren.
Darüber hinaus werden Ihre personenbezogenen Daten zu Nachweiszwecken für Verwaltungen, Sozialversicherungen oder andere Behörden oder zu Beweiszwecken (z. B. im Falle eines Rechtsstreits) archiviert.
HYVIA legt großen Wert auf die Sicherheit der verarbeiteten personenbezogenen Daten.
HYVIA ergreift geeignete technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen, um personenbezogene Daten vor Zerstörung, Verlust, Veränderung, unbefugter Offenlegung oder unbefugtem Zugriff zu schützen.
Sie haben die folgenden Rechte in Bezug auf die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten.
a) Auskunftsrecht
Sie können eine Bestätigung darüber erhalten, ob Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden oder nicht. Wenn Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden, haben Sie das Recht, eine Kopie Ihrer verarbeiteten personenbezogenen Daten und die folgenden Informationen zu verlangen:
– die Zwecke der Verarbeitung;
– die Kategorien der verarbeiteten personenbezogenen Daten;
– die Empfänger oder Kategorien von Empfängern, an die die personenbezogenen Daten weitergegeben wurden oder werden, insbesondere Empfänger in Drittländern oder internationale Organisationen;
– soweit möglich, die geplante Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten oder, falls dies nicht möglich ist, die Kriterien zur Festlegung dieser Dauer;
– das Bestehen des Rechts, vom Verantwortlichen die Berichtigung oder Löschung Ihrer personenbezogenen Daten, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und das Recht, Widerspruch gegen diese Verarbeitung einzulegen;
– das Recht, eine Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzureichen;
– Informationen über die Herkunft der personenbezogenen Daten, wenn diese nicht direkt bei Ihnen erhoben wurden;
– das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung, einschließlich Profiling, und, in diesem Fall, nützliche Informationen über die zugrunde liegende Logik sowie die Bedeutung und die voraussichtlichen Folgen dieser Verarbeitung für Sie;
– wenn die personenbezogenen Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt werden, Informationen über die geeigneten Garantien.
b) Recht auf Berichtigung
Sie können verlangen, dass Ihre personenbezogenen Daten berichtigt und/oder ergänzt werden, wenn diese ungenau, unvollständig, mehrdeutig oder veraltet sind, und zwar so schnell wie möglich.
c) Recht auf Löschung der Daten
Sie können die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen, wenn einer der folgenden Gründe zutrifft:
– die personenbezogenen Daten sind für die Zwecke, für die sie erhoben oder anderweitig verarbeitet wurden, nicht mehr erforderlich;
– Sie widersprechen der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, wenn es keinen zwingenden legitimen Grund für die Verarbeitung gibt, oder die personenbezogenen Daten wurden unrechtmäßig verarbeitet;
– die personenbezogenen Daten müssen gelöscht werden, um eine rechtliche Verpflichtung zu erfüllen, die nach dem Recht der Europäischen Union oder dem Recht des Mitgliedstaats besteht, dem HYVIA unterliegt.
Das Recht auf Löschung der verarbeiteten personenbezogenen Daten ist kein allgemeines und absolutes Recht. Es kann nur gewährt werden, wenn einer der in Artikel 17 der DSGVO vorgesehenen Gründe zutrifft.
Darüber hinaus kann HYVIA in einigen Fällen einer Löschungsanfrage nicht nachkommen. Dies wäre beispielsweise der Fall, wenn HYVIA gesetzlich oder behördlich verpflichtet ist, die personenbezogenen Daten aufzubewahren, oder wenn die Verarbeitung personenbezogener Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.
d) Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
Sie können die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten unter den in den geltenden Gesetzen und Vorschriften festgelegten Bedingungen verlangen. Die Fälle, in denen eine Einschränkung der Verarbeitung personenbezogener Daten verlangt werden kann, sind die folgenden:
– Wenn Sie die Richtigkeit der Sie betreffenden personenbezogenen Daten bestreiten: Die Einschränkung der Verarbeitung muss dann erfolgen, bis HYVIA die Richtigkeit der betreffenden personenbezogenen Daten überprüfen kann;
– die Verarbeitung ist unrechtmäßig, Sie widersprechen jedoch der Löschung der personenbezogenen Daten: Die Einschränkung der Verarbeitung ist dann eine Alternative zur Löschung der personenbezogenen Daten;
– HYVIA benötigt die personenbezogenen Daten nicht mehr, Sie benötigen sie jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen;
– Sie haben der Verarbeitung widersprochen: Die Einschränkung der Verarbeitung muss dann während der Überprüfung erfolgen, ob die von HYVIA verfolgten legitimen Gründe Ihre überwiegen.
e) Widerspruchsrecht
Sie haben das Recht, jederzeit aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen, wenn die rechtliche Grundlage hierfür das berechtigte Interesse von HYVIA ist.
Im Falle der Ausübung eines solchen Rechts wird HYVIA die personenbezogenen Daten, die Gegenstand des Widerspruchsrechts sind, nicht mehr verarbeiten, es sei denn, es wird nachgewiesen, dass zwingende legitime Gründe für die Weiterverarbeitung vorliegen, die Ihre Interessen sowie Ihre Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.
f) Recht auf Widerruf Ihrer Einwilligung
Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen, wenn die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht. Wir werden dann die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für die Zukunft einstellen, ohne dass die früheren Verarbeitungen Ihrer personenbezogenen Daten, für die Sie eingewilligt haben, in Frage gestellt werden.
g) Recht auf Festlegung von Anweisungen zur Aufbewahrung, Löschung und Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten nach Ihrem Tod
Sie können bei den Diensten von HYVIA besondere Anweisungen zur Aufbewahrung, Löschung und Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten nach Ihrem Tod festlegen. Diese besonderen Anweisungen gelten nur für die von HYVIA durchgeführten Datenverarbeitungen und sind auf diesen Umfang beschränkt.
Sie können auch allgemeine Anweisungen zur Aufbewahrung, Löschung und Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten nach Ihrem Tod bei einem zertifizierten Treuhänder hinterlegen, der dafür verantwortlich ist, Ihren Willen gemäß den geltenden Vorschriften durchzusetzen.
h) Recht auf Beschwerde
Sollten Sie trotz aller Sorgfalt, die HYVIA auf den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten verwendet, der Meinung sein, dass Ihre Rechte nicht respektiert werden, haben Sie das Recht, eine Beschwerde bei der Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) unter folgender Adresse einzureichen: 3 Place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 PARIS CEDEX 07 – France.
i) Modalitäten zur Ausübung der Rechte
Für Anfragen bezüglich der Ausübung Ihrer Rechte können Sie Ihre Anfrage an folgende E-Mail-Adresse richten: data.office@hyvia.eu, indem Sie Ihre Identität auf geeignete Weise nachweisen. Bei berechtigten Zweifeln an Ihrer Identität kann eine Kopie eines Identitätsnachweises verlangt werden.