Laatst bijgewerkt: 10/07/2024
Dit beleid (hierna “het Beleid” genoemd) heeft betrekking op de verwerking van persoonsgegevens van kandidaten voor een functie binnen HYVIA in de context van (i) een reactie op een vacature gepubliceerd op de HYVIA-website https://www.hyvia.eu/ (de “Site“) of op een derde site en/of (ii) een spontane sollicitatie via het formulier op de Site of op enige andere wijze (hierna gezamenlijk aangeduid als “u“).
Uw persoonsgegevens worden verwerkt in overeenstemming met de voorwaarden van het Beleid. Het doel van het Beleid is om u te informeren over de verwerking van persoonsgegevens die op u betrekking hebben en om de verbintenissen van HYVIA met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens te presenteren.
Voor vragen over ons Beleid kunt u contact met ons opnemen via e-mail: data.office@hyvia.eu of per brief naar het bovengenoemde adres.
De gegevens die tijdens uw sollicitatie worden verzameld, worden verwerkt door HYVIA, een vereenvoudigde naamloze vennootschap, geregistreerd bij de R.C.S. van Versailles onder nummer 899 902 191, met hoofdkantoor gevestigd aan 42 route de Beynes, 78640 Villiers-Saint-Frédéric, vertegenwoordigd door de heer Nicolas Champetier, in zijn hoedanigheid van President, als de verwerkingsverantwoordelijke (“HYVIA” of “wij“).
HYVIA heeft het advocatenkantoor Harlay Avocats aangesteld als de Functionaris voor Gegevensbescherming (de “FG“), die te bereiken is via het volgende e-mailadres: data.office@hyvia.eu.
Persoonsgegevens worden door HYVIA verwerkt als de verwerkingsverantwoordelijke voor de hieronder beschreven specifieke, expliciete en legitieme doeleinden.
De gegevensverwerking voor de volgende doeleinden is noodzakelijk voor de uitvoering van precontractuele maatregelen die op uw verzoek zijn genomen:
– verwerking van sollicitaties; en
– beheer van interviews.
U wordt geïnformeerd dat de verzameling van de hieronder geïdentificeerde persoonsgegevens noodzakelijk is voor de uitvoering van de precontractuele maatregelen die op uw verzoek zijn genomen. Daarom zijn de verzameling en verstrekking van deze persoonsgegevens voorwaarden voor de goede uitvoering van de bovengenoemde precontractuele maatregelen. Het niet verstrekken van deze persoonsgegevens zal HYVIA verhinderen uw sollicitatie te verwerken.
De gegevensverwerking voor het doel van profilering is gebaseerd op het legitieme belang van HYVIA om potentiële kandidaten te identificeren om haar personeelsbestand te versterken.
Ten slotte kan HYVIA uw gegevens verwerken om een CV-database aan te leggen om contact met u op te nemen in geval van nieuwe mogelijkheden, mits u daarvoor toestemming geeft.
HYVIA verwerkt alleen de persoonsgegevens die strikt noodzakelijk zijn om de hierboven beschreven doeleinden te bereiken, waaronder de volgende categorieën gegevens:
– Identificatiegegevens: Naam, voornaam, e-mailadres, telefoonnummer;
– Gegevens over het beroepsleven: werkervaringen, opleidingsniveau, diploma’s, alle informatie verstrekt op uw CV, beoordeling van de kandidaat en resultaten van de situationele oefening tijdens een interview indien van toepassing, alle aanvullende informatie die u tijdens uw sollicitatie en/of een interview kunt verstrekken.
In overeenstemming met de toepasselijke teksten worden de verwerkte gegevens gecommuniceerd aan de hieronder aangegeven ontvangers wanneer dit strikt noodzakelijk is gezien hun functies en taken.
Persoonsgegevens kunnen worden gecommuniceerd aan de volgende ontvangers:
– bevoegd personeel binnen HYVIA, inclusief de afdeling Human Resources en de betrokken managers;
– onderaannemers van HYVIA.
Deze ontvangers zorgen voor de strikte vertrouwelijkheid van de persoonsgegevens die zij in hun bezit hebben.
Wanneer HYVIA gebruik maakt van onderaannemers, communiceert zij uw persoonsgegevens alleen nadat zij zekerheid en garanties heeft verkregen met betrekking tot hun vermogen om te voldoen aan deze beveiligings- en vertrouwelijkheidseisen voor persoonsgegevens.
Bovendien worden contracten gesloten tussen HYVIA en deze onderaannemers in overeenstemming met de toepasselijke regelgeving.
De verschillende categorieën persoonsgegevens die door HYVIA worden verwerkt, zoals hierboven beschreven, kunnen worden onderworpen aan gegevensoverdrachten buiten de Europese Economische Ruimte. Wanneer deze landen geen adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie hebben, worden de overdrachten van persoonsgegevens naar deze derde landen geregeld door de sluiting van door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen of door enige andere passende waarborg voorzien door de AVG.
In het algemeen, wanneer wij uw persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte overdragen, doen wij dit altijd op een veilige en wettelijke manier:
– door de persoonsgegevens over te dragen aan een ontvanger in een land dat onderworpen is aan een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie waarin wordt bevestigd dat het een passend niveau van gegevensbescherming biedt;
– door de standaardcontractbepalingen die door de Europese Commissie zijn goedgekeurd uit te voeren of te laten uitvoeren, waardoor een passend niveau van bescherming van uw persoonsgegevens wordt gewaarborgd;
– door gebruik te maken van alle passende waarborgen zoals bedoeld in artikel 46 van de AVG.
U kunt een kopie verkrijgen van de waarborgen die gegevensoverdrachten buiten de Europese Economische Ruimte regelen door een verzoek in te dienen op het volgende e-mailadres: data.office@hyvia.eu.
De verwerkte gegevens worden alleen bewaard voor de tijd die nodig is om de doeleinden te bereiken waarvoor ze zijn verzameld. De bewaartermijnen die op de gegevens worden toegepast, zijn evenredig aan de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld.
Wanneer uw sollicitatie succesvol is, worden uw persoonsgegevens in de actieve database bewaard voor de duur van het wervingsproces tot de aanwervingsbeslissing. Na deze beslissing kunnen uw gegevens worden hergebruikt en bewaard voor algemene personeelsbeheerdoeleinden gedurende uw arbeidsperiode.
Wanneer uw sollicitatie niet succesvol is, worden uw persoonsgegevens 3 maanden na de afronding van het wervingsproces bewaard. Indien u toestemming geeft, kunnen uw gegevens 2 jaar na het laatste contact met u worden bewaard om een CV-database aan te leggen en contact met u op te nemen in geval van nieuwe mogelijkheden.
Na deze periode worden uw persoonsgegevens gearchiveerd voor bewijscategorie, bij administraties of sociale instanties, of enige andere autoriteit, of voor bewijsdoeleinden (bijvoorbeeld in geval van een geschil).
HYVIA hecht groot belang aan de beveiliging van de verwerkte persoonsgegevens.
HYVIA implementeert passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen vernietiging, verlies, wijziging, ongeoorloofde openbaarmaking of ongeoorloofde toegang tot dergelijke persoonsgegevens.
U heeft de volgende rechten met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens die op u betrekking hebben.
a) Recht van toegang
U kunt bevestiging verkrijgen of uw persoonsgegevens al dan niet worden verwerkt. Wanneer uw persoonsgegevens worden verwerkt, heeft u het recht om een kopie van uw verwerkte persoonsgegevens en de volgende informatie met betrekking tot:
– de doeleinden van de verwerking;
– de categorieën van persoonsgegevens die worden verwerkt;
– de ontvangers of categorieën van ontvangers aan wie de persoonsgegevens zijn of zullen worden verstrekt, in het bijzonder ontvangers in derde landen of internationale organisaties;
– waar mogelijk, de periode waarin de persoonsgegevens zullen worden opgeslagen, of, indien dit niet mogelijk is, de criteria die worden gebruikt om die periode te bepalen;
– het bestaan van het recht om van de verwerkingsverantwoordelijke rectificatie of wissing van uw persoonsgegevens te verzoeken, het recht om beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens te verzoeken, het recht om bezwaar te maken tegen een dergelijke verwerking;
– het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit;
– informatie met betrekking tot de bron van de persoonsgegevens wanneer de persoonsgegevens niet rechtstreeks bij u zijn verzameld;
– het bestaan van geautomatiseerde besluitvorming, inclusief profilering, en, waar van toepassing, zinvolle informatie over de onderliggende logica, evenals het belang en de verwachte gevolgen van een dergelijke verwerking voor u;
– wanneer de persoonsgegevens worden overgedragen aan een derde land of een internationale organisatie, informatie over de passende waarborgen.
b) Recht op rectificatie
U kunt verzoeken dat uw persoonsgegevens zo snel mogelijk worden gerectificeerd en/of aangevuld als ze onnauwkeurig, onvolledig, dubbelzinnig of verouderd zijn.
c) Recht op wissing van gegevens
U kunt verzoeken om wissing van uw persoonsgegevens wanneer een van de volgende redenen van toepassing is:
– de persoonsgegevens zijn niet langer nodig voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld of anderszins verwerkt;
– u maakt bezwaar tegen de verwerking van uw persoonsgegevens wanneer er geen dwingende legitieme reden is voor de verwerking;
– de persoonsgegevens zijn onrechtmatig verwerkt;
– de persoonsgegevens moeten worden gewist om te voldoen aan een wettelijke verplichting die vereist is door het recht van de Europese Unie of het recht van de lidstaat waaraan HYVIA is onderworpen.
Het recht op wissing van persoonsgegevens is geen algemeen en absoluut recht. Daarom kan het alleen worden verleend als een van de redenen zoals voorzien in artikel 17 van de AVG van toepassing is.
Bovendien kan HYVIA in bepaalde gevallen mogelijk niet positief reageren op een verzoek om wissing. Dit zal bijvoorbeeld het geval zijn als HYVIA verplicht is persoonsgegevens te bewaren om te voldoen aan een wettelijke of regelgevende verplichting of als de verwerking van persoonsgegevens noodzakelijk is voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van juridische claims.
d) Recht op beperking van gegevensverwerking
U kunt verzoeken om beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens onder de voorwaarden voorzien door de toepasselijke wetgeving en regelgeving. De gevallen waarin beperking van de verwerking van persoonsgegevens kan worden verzocht, zijn als volgt:
– Wanneer u de juistheid van de persoonsgegevens betwist: de beperking van de verwerking moet dan worden geïmplementeerd totdat HYVIA de juistheid van de betrokken persoonsgegevens kan verifiëren;
– de verwerking is onrechtmatig, maar u maakt bezwaar tegen de wissing van de persoonsgegevens: beperking van de verwerking is dan een alternatief voor wissing van de persoonsgegevens;
– HYVIA hoeft de persoonsgegevens niet langer te verwerken, maar u heeft de persoonsgegevens nodig voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van juridische claims;
– U heeft bezwaar gemaakt tegen de verwerking: de beperking van de verwerking moet dan worden geïmplementeerd tijdens de verificatie van de vraag of de legitieme gronden van HYVIA zwaarder wegen dan die van u.
e) Recht van bezwaar tegen gegevensverwerking
U heeft het recht om op elk moment, om redenen die verband houden met uw specifieke situatie, bezwaar te maken tegen de verwerking van persoonsgegevens op basis van het legitieme belang van HYVIA.
In het geval van de uitoefening van een dergelijk recht, zal HYVIA de persoonsgegevens die het bezwaar betreffen niet langer verwerken, tenzij het dwingende legitieme gronden aantoont voor het voortzetten van de verwerking. Deze gronden moeten zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden, of de voortzetting van de verwerking kan gerechtvaardigd zijn voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van juridische claims.
f) Recht om uw toestemming in te trekken
U kunt uw toestemming op elk moment intrekken wanneer de verwerking is gebaseerd op uw toestemming. We zullen dan stoppen met het verwerken van uw persoonsgegevens in de toekomst, zonder afbreuk te doen aan de rechtmatigheid van de verwerking van uw persoonsgegevens uitgevoerd vóór de intrekking van uw toestemming.
g) Recht om richtlijnen te definiëren met betrekking tot de opslag, wissing en communicatie van uw persoonsgegevens na uw overlijden
U kunt specifieke richtlijnen definiëren met betrekking tot de opslag, wissing en communicatie van uw persoonsgegevens na uw overlijden bij de diensten van HYVIA. Deze specifieke richtlijnen zullen alleen betrekking hebben op de verwerking van persoonsgegevens die door HYVIA worden uitgevoerd en zullen beperkt zijn tot deze reikwijdte.
U kunt ook algemene richtlijnen definiëren met betrekking tot de opslag, wissing en communicatie van uw persoonsgegevens na uw overlijden bij een vertrouwde derde partij die gecertificeerd is en verantwoordelijk is voor het waarborgen dat uw wensen worden gerespecteerd, in overeenstemming met de toepasselijke regelgeving.
h) Recht om een klacht in te dienen
Als u, ondanks alle zorg die HYVIA besteedt aan de bescherming van uw persoonsgegevens, van mening bent dat uw rechten niet worden gerespecteerd, heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) op het volgende adres: 3 Place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 PARIS CEDEX 07.
i) Hoe u uw rechten kunt uitoefenen
Voor elk verzoek met betrekking tot de uitoefening van uw rechten kunt u uw verzoek richten aan het volgende e-mailadres: data.office@hyvia.eu, waarbij u uw identiteit op enigerlei wijze rechtvaardigt. In geval van redelijke twijfel over uw identiteit, kan u worden gevraagd om een kopie van een identiteitsbewijs.